Een extra factuur voor wanbetalers

 

Iedereen die te laat is met het betalen van zijn huur, zorgverzekeringspremie of creditcardrekeningen krijgt een extra factuur voor te late betaling. Omdat haar klanten haar óók stelselmatig te laat betalen, besloot de Amerikaanse freelance journalist Wudan Yan hun extra kosten in rekening te brengen. Met wisselend resultaat. ‘Dit zou ertoe kunnen leiden dat je nooit meer iets voor ons doet.’

 

Tekst: Wudan Yan / Vertaling: Leo Polak

 

Eind mei kwam ik thuis na een afwezigheid van vier weken. Twee weken daarvan waren vakantie, en de andere twee had ik aan de oostkust van de Verenigde Staten bij familie en vrienden doorgebracht. Gedurende die maand was ik nauwelijks aan werken toegekomen. Misschien tegen beter weten in besloot ik te kijken of inmiddels alle betalingen waren gedaan die ik nog te goed had.

 

Dat bleek niet het geval te zijn. Eén klant stond voor 2775 dollar bij me in het krijt, een andere voor 1000 dollar, en een derde voor 1200. Er was geen cent van binnengekomen.

 

Ik ben nu vijf jaar freelancer. Nog nooit was ik in een situatie beland waarin de achterstallige betalingen zich zo hadden opgehoopt. Als een factuur niet op tijd betaald werd, vroeg ik hoogstens aan de hoofdredacteur of aan de chef van de financiële afdeling wanneer het geld zou worden overgemaakt. Maar 5000 dollar is een andere zaak. Zo’n bedrag heb ik minimaal elke maand nodig om belasting, huur en mijn creditcardrekeningen te kunnen betalen.

 

Toen ik naar mijn bankrekening keek, was ik eerst geschokt. Vervolgens raakte ik in paniek, en daarna werd ik woest. En toen besloot ik in actie te komen.

 

20 procent erbovenop
In het contract van een van deze klanten, een New Yorkse publicatie, staat glashelder dat de freelance-medewerkers binnen dertig dagen betaald moeten worden. Vanwege deze achterstallige betaling stuurde ik een factuur van 200 dollar, oftewel 20 procent van het bedrag dat ik nog te goed had.

 

Ik stuurde ook deze e-mail:

 

“Hallo, hierbij de factuur vanwege een te late betaling. Deze facturen stuur ik naar klanten die hun verplichting niet nakomen om binnen dertig dagen te betalen. De originele factuur heb ik op 16 april gestuurd. Zou je willen bevestigen dat je deze e-mail hebt ontvangen?”

 

Aangezien ik hier geen reactie op kreeg, stuurde ik vijf dagen later nogmaals een e-mail. Daarop kwam dit antwoord:

 

“Hi Wudan,

 

Ik begrijp volkomen dat het frustrerend is als je niet binnen dertig betaald wordt, en ik bied daar dan ook onze excuses voor aan. Onze financiële afdeling moet een groot aantal facturen verwerken, wat tot vertragingen kan leiden. Facturen vanwege achterstallige betalingen accepteren we in principe niet, maar we willen hier te goeder trouw handelen en [naam weggelaten] zal haar uiterste best doen om ervoor te zorgen dat hij zo snel mogelijk betaald wordt.”

 

Ik begreep niet waarom een publicatie in zijn contract stelt dat facturen binnen dertig dagen betaald zullen worden, en het vervolgens niet accepteert wanneer iemand probeert ze aan die wettelijke verplichting te houden.

 

Ongeveer een week later, nadat mijn woede over deze e-mail enigszins was weggeëbd, schreef ik ze opnieuw.

 

“Gisteren, maandag 3 juni, heb ik een betaling van 1000 dollar ontvangen. Maar aangezien [naam weggelaten] in New York is gevestigd, valt het onder de freelancerswet van die stad. Die stelt dat de opdrachtgever binnen dertig dagen nadat een freelancer zijn afgesproken werkzaamheden heeft beëindigd, moet betalen. In het contract van [naam weggelaten] is eveneens sprake van een termijn van dertig dagen. De originele factuur stuurde ik op 16 april. Nogmaals heb ik de factuur vanwege de achterstallige betaling bijgevoegd. Bevestig alsjeblieft dat je deze e-mail ontvangen hebt en laat het me weten als er nog vragen zijn.”

 

Twee dagen later kreeg ik dit antwoord:

 

“Hierbij bevestig ik dat ik je e-mail ontvangen heb. Hoewel we vinden dat een extra betaling in jouw geval niet aan de orde is, willen we deze kwestie in der minne schikken. We maken dus een uitzondering en nemen deze factuur in behandeling. Je kunt erop rekenen dat je binnen dertig dagen na de factuurdatum betaald zult worden.”

 

Ook deze boodschap maakte me nijdig. Als een bedrag niet op tijd wordt overgemaakt, is een extra factuur volkomen normaal. Die factuur betalen heeft niets te maken met een ‘minzame schikking’. Het is de professionele manier om een dergelijke kwestie op te lossen.

 

Op 11 juni werd de extra factuur betaald.

 

Niet in goede aarde gevallen
Zes dagen nadat ik nog niet was betaald door de klant die me zo’n 2800 dollar schuldig was, stuurde ik een e-mail naar de financiële afdeling, met een cc aan de hoofdredacteur. Die antwoordde:

 

“Alle betalingen zijn gedaan; we hebben het hier een paar weken geleden al per e-mail over gehad. Volgens onze gegevens is [naam weggelaten] je niets schuldig. Laat het me alsjeblieft weten als jij andere informatie hebt. Dan kijken we ernaar.”

 

Met een aparte e-mail stuurde ik een factuur van 555 dollar (net geen 20 procent van het totaal van de te laat betaalde facturen) vanwege de achterstallige betaling naar de mensen die over de geldzaken gaan. Daarin haalde ik het contract aan waarin de betalingstermijnen staan. “Volgens de bepalingen van dit contract,” schreef ik, “is de betaling voor de hierboven genoemde artikelen te laat.”

 

“Het lijkt erop dat er enige onduidelijkheid is over de hoogte van het honorarium, maar dat zal wel aan ons liggen,” schreef het hoofd van de financiële afdeling. “Ik heb deze betaling in behandeling genomen.”

 

(De extra factuur werd vrijwel meteen betaald.)

 

Een week later, en na diverse andere boodschappen over de achterstallige betalingen, zei de hoofdredacteur in feite: “Geef ons een dag of twee om het op te lossen, zodat we verder kunnen. Een van ons zal contact met je opnemen.”

 

Er ging een week voorbij. Ik hoorde niets.

 

Op 4 juni stuurde ik de hoofdredacteur en de financiële afdeling een gedetailleerde opsomming van al mijn facturen, wanneer die betaald waren, en welke nog openstonden. Op 7 juni werden de betalingen eindelijk geregeld. Maar de chef van de financiële afdeling schreef me dit:

 

“Ik wil nog even terugkomen op die factuur van 20 procent vanwege de achterstallige betaling. Laat ik beginnen om namens [naam weggelaten] en mezelf verontschuldigen aan te bieden voor het feit dat we niet begrepen waar die voor was. Het is de eerste keer dat ik zo’n factuur zie. Eerlijk gezegd hebben we nog nooit een factuur vanwege een achterstallige betaling gekregen. (Al heb ik weleens een klein ‘sorry voor de vertraging’-bedrag extra betaald als er in alle hectiek een factuur was zoekgeraakt.) Zowel [naam weggelaten] als ik ging ervan uit dat een factuur alleen het bedrag betreft dat jij volgens jou van ons te goed hebt, en niet een compensatie voor een achterstallige betaling.

 

Ik wil hieraan toevoegen dat ik begrijp in wat voor een netelige situatie je je als freelancer bevindt. Mijn echtgenoot is ook freelance journalist. Hij zit soms maanden achter zijn geld aan, en niemand lijkt daarvan op te kijken. Ik besef maar al te goed dat je aan het werk moet blijven, en dat je voor dat werk ook eerlijk en op tijd betaald wilt worden.

 

Naar aanleiding van dit alles heb ik de nagekomen factuur doorgestuurd naar onze CEO, en ik kan je zeggen dat die 20 procent extra niet in goede aarde viel. We hebben een uitbetalingsschema, maar nergens staat zwart op wit dat we verplicht zijn om zo’n forse vergoeding te geven vanwege een factuur die halverwege mei in behandeling is genomen en die begin juni zal worden betaald.

 

Onze CEO heeft duidelijk gemaakt dat hij niet van plan is om het volledige bedrag van die nagekomen factuur te betalen. Ik zal meegaan in wat jij wilt doen. We geven je deze opties:

 

– afzien van die 555 dollar;
– met een voorstel voor een redelijker bedrag komen;
– vasthouden aan het volledige bedrag, dat ik op basis van het aantal woorden ook zal betalen; maar eerlijk gezegd zou dat er wat ons betreft toe kunnen leiden dat je nooit meer iets voor ons doet, wat we ongetwijfeld allemaal willen voorkomen.

 

Het spijt me dat ik geen beter nieuws voor je heb. Maar laat me weten welke optie je voorkeur heeft en ik zal de betaling zo snel mogelijk in orde maken.”

 

Niet ongedaan maken
Ik herlas deze e-mail een paar keer en vroeg me af: heb ik nou zo moeilijk gedaan? Waarom dreigt een klant ermee dat ik nooit meer voor hem zal werken terwijl ik de kwestie alleen maar professioneel wilde aanpakken? (Wat dan weer niet zo professioneel van die klant is, als de andere partij zijn werk naar behoren en op tijd heeft gedaan.)

 

En wie bepaalt wat ‘redelijker’ is? Als een publicatie fout zit door te laat te betalen – en dat toegeeft – waarom willen ze dat dan niet rechtzetten door een extra factuur te betalen? Iedereen die te laat is met zijn huur, zijn zorgverzekeringspremie of zijn creditcardrekeningen moet dat toch ook doen? Waarom springen publicaties zo met hun freelancers om, terwijl andere ondernemingen gewoon maandelijks uitbetalen?

 

Ik stuurde dit antwoord:

 

“[Naam weggelaten] staat erom bekend dat het zijn freelancers op tijd betaalt. Daarom begon ik vol vertrouwen aan dit project. Ik stelde het op prijs dat er in april en mei snel werd betaald, en ook dat jullie me een voorschot gaven om deze reportages te kunnen maken.

 

Dat ik nu een extra factuur stuur, komt door het feit dat [naam weggelaten] me in mei niet heeft betaald voor artikelen die op 30 april en 1 mei gepubliceerd zijn. Ik ging ervan uit dat het geld zou worden overgemaakt, vooral na die e-mail van [naam weggelaten] waarin de bevestiging stond dat we zouden worden betaald. Alle verwarring – waaruit die ook mag hebben bestaan – die er uiteindelijk toe leidde dat ik vorige maand niet betaald ben, lijkt een interne aangelegenheid van [naam weggelaten] te zijn, die opgelost moest worden.

 

Het betekende een enorme financiële belasting voor me dat ik die 2775 dollar niet ontving. Aangezien ik ondertussen de huur, creditcards en andere rekeningen moest betalen, kwam het er in feite op neer dat [naam weggelaten] geld van me leende, waardoor bij mij de rente opliep. Die ‘rente’ is niet iets waar freelancers voor op zouden moeten draaien, vandaar de bewoordingen van de nagekomen factuur: ‘Hierbij breng ik de kosten in rekening die het gevolg zijn van nog niet door de financiële afdeling betaalde facturen, en verhoog ik het bedrag voor klanten die specifieke betalingstermijnen in hun contracten hebben opgenomen.’

 

In andere bedrijfstakken zijn dit soort facturen de gewoonste zaak van de wereld, en ook in de journalistiek komt het voor dat freelancers hun klanten verantwoordelijk stellen voor een nog niet betaald honorarium en een extra bedrag van 20 procent eisen.

 

Wie bepaalt wat een redelijk bedrag voor een nagekomen factuur is? De diverse partijen zullen hier uiteenlopende meningen over hebben, net als journalisten in fulltime-dienst en freelancers. Dit zijn nu eenmaal de krachten die in deze en vele andere situaties een rol spelen.

 

Ik weet niet of ooit een andere freelancer zo’n groot bedrag van [naam weggelaten] te goed heeft gehad. Maar als ik de eerste ben die jullie bijna 3000 dollar schuldig zijn, dan begrijp ik waarom mijn extra factuur als een verrassing kwam. Ik zou er bij jou en je collega’s op aan willen dringen om het betalingssysteem voor freelancers eens goed onder de loep te nemen, zodat dit niet nog een keer kan gebeuren.

 

Zoals ik hierboven heb uitgelegd, kan ik mijn nagekomen factuur niet helemaal ongedaan maken. Maar ik ben bereid om hem terug te brengen tot 15 procent van het verschuldigde honorarium ($ 2775 x .15 = $ 416,25 dollar). Dan wordt dit de situatie:

 

Nieuw openstaand bedrag: 2775 + 416,25 = $ 3191,25
Reeds betaald: $ 555
Nog te betalen: $ 2636,25″

 

Op 12 juni – toen de betaling al bijna een maand te laat was – werd de kwestie eindelijk opgelost.

 

‘We accepteren deze factuur niet’
De derde klant – die ook in New York zit – had mijn reiskosten niet op tijd vergoed. Alles bij elkaar ging het om iets minder dan 200 dollar. Ik stuurde de hoofdredacteur hier een e-mail over en deed daar een extra factuur vanwege de te late betaling bij. Haar antwoord luidde:

 

“Hi Wudan, hartelijk dank voor je schrijven, en voor het feit dat je ons erop aanspreekt. Ik had je onkosten eerder moeten vergoeden. Dit gezegd hebbende: aangezien je verhalen voor de print-editie en de website op tijd betaald zijn, accepteren we deze factuur niet.”

 

Ik begreep hier niets van. Ze gaf toe dat ze fout zat, maar ze wees een boete daarvoor af omdat de andere betalingen wel op tijd waren? De logica hiervan ontging me. Daar komt nog bij dat de meeste freelancers hun reiskosten met hun creditcard betalen. Als we ze niet op tijd vergoed krijgen, betalen wij daar dus rente voor.

 

Ik had geen zin om haar duidelijk te maken hoe onlogisch haar redenering was, of om nog meer emotionele energie in een uitzichtloze strijd te steken. In plaats daarvan vond ik een pro-Deo-advocaat die brieven schrijft namens freelancers die betaling eisen. Deze advocaat hielp me bij het opstellen van een brief om dit geld los te krijgen van dat tijdschrift. Het betrof slechts een schamel bedrag, maar uiteindelijk ging de bedrijfsjurist van het blad ermee akkoord dat het betaald werd. Al duurde het even voordat het geld was overgemaakt.

 

Blijven aandringen
Freelance journalist zijn betekent voor mij niet alleen goede verhalen maken en een relatie opbouwen met collega’s en hoofdredacteuren – het betekent ook dat je een bedrijf moet runnen. En dat bedrijf kan alleen overeind blijven als we eerlijk en op tijd betaald worden. De afgelopen jaren ben ik eraan gewend geraakt dat ik elke maand een ‘vast salaris’ kreeg. Als dat niet gebeurt, loopt mijn systeem vast. Ik kan me dan niet meer op mijn werk concentreren.

 

Dit stuk is niet bedoeld om wie dan ook aan de schandpaal te nagelen. Ik wil er wel mee aantonen dat deze bedrijfstak de zorgen van freelancers omtrent te late betalingen overduidelijk niet serieus neemt – ook niet als we publicaties daarvoor ter verantwoording proberen te roepen. In sommige van de antwoorden hierboven is zelfs te lezen dat ze het naleven van een contract niet eens als een wettelijke verplichting zien. Het lijkt erop dat we pas serieus worden genomen als we blijven aandringen, of de ultieme stap zetten en een advocaat inschakelen om het woord voor ons te doen.

 

Hieruit blijkt maar weer eens dat deze bedrijfstak freelancers blijft uitbuiten en ondertussen denkt dat een mailtje met ‘Het spijt ons echt!’ voldoende is.

 

^{Hoe zit het in Nederland?
De boete van 20 procent die Wudan Yan naar haar wanbetalers stuurde lijkt op het gezicht aan de hoge kant. In Nederland liggen de percentages die je kunt rekenen als ‘incassokosten’ wat lager én stuur je eerst een betalingsherinnering (een aanmaning). Bij bedragen tot en met 2.500 euro breng je 15 procent van de oorspronkelijke som in rekening, met een minimum van 40 euro. Is een klant dus te laat met een factuur van 1000 euro, dan breng je hem bovenop die 1000 euro nog eens 150 euro in rekening.}

 

^{Bij hogere bedragen lopen de incassokosten op in een  staffel, aldus Rechtspraak.nl. Bij bedragen tussen 2.500 en 5.000 euro breng je een boete van 375 euro in rekening, plus 10 procent van alles boven de 2.500 euro. Je komt dan op een maximum boete uit van 625 euro.Bij bedragen tussen 5.000 en 10.000 euro breng je dat maximale bedrag in rekening (625 euro) én 5 procent van alles boven de 5.000. De rest van de bedragen vind je op Rechtspraak.nl.}